Oefentoets hoofdstuk 2

Hoe kan een workflowmanagementsysteem gebruikt worden om de procesbeschrijvingen geautomatiseerd te borgen? Motiveer uw antwoord door duidelijk aan te geven hoe dit in zijn werk gaat.

Een van de processen bij een adviesbureau is het uitbrengen van een advies. Om helder te maken welke personen zijn betrokken bij de verschillende activiteiten in dat een proces, wordt een RASCI-schema opgesteld. De businessunitmanager is eindverantwoordelijk voor het gehele adviestraject. De adviseur stelt het concept rapport op, waarbij hij ondersteuning kan vragen van een senior-adviseur. De businessunitmanager keurt het rapport goed en informeert het secretariaat daarover, zodat het rapport naar de klant wordt gestuurd. Het secretariaat verstuurt het rapport en informeert de adviseur en de businessunitmanager als het rapport is verzonden.
Stel een zo volledig mogelijk RASCI-schema op voor dit proces, waarbij u in het schema per stap weergeeft welke rollen de verschillende medewerkers hebben. Laat de rollen open als u hier geen informatie over heeft.

In onderstaande figuur is de mate van detaillering van procesbeschrijvingen weergegeven als functie van de volwassenheid van de organisatie. Het abstractieniveau van de procesbeschrijvingen neemt toe bij een toenemende volwassenheid.
Neem de figuur over op uw eigen blad en geef in dezelfde figuur weer hoeveel onderhoud de procesbeschrijvingen vergen in elke fase. Motiveer uw antwoord.

Het identificeren van processen aan de hand van een kwaliteitsnorm heeft zowel voordelen als nadelen. Noem zowel één voordeel als één nadeel.

Gemeente De Nieuwe Stad heeft onderzocht hoe het proces verloopt van de behandeling van een raadsvoorstel. Het proces begint bij de afdeling die het raadsvoorstel opstelt. Het voorstel wordt door de afdelingsmanager goedgekeurd, voordat het wordt doorgestuurd naar de afdeling Financiën en de afdeling HRM. Deze afdelingen beoordelen het voorstel op de financiële en personele consequenties en schrijven hiervoor een zogenaamd controllerscommentaar. Beide commentaren worden toegevoegd aan het raadsvoorstel. Het voorstel wordt daarna door B&W (burgemeester en wethouders) besproken en na goedkeuring ingediend ter bespreking in de gemeenteraad. Als B&W opmerkingen hebben op het raadsvoorstel, dan gaat het voorstel terug naar de afdeling die het raadsvoorstel heeft opgesteld, met het verzoek het voorstel aan te passen. Hierna worden dezelfde stappen opnieuw doorlopen. Teken het proces in de vorm van een Swimlane.