Oefentoets hoofdstuk 2

Een pompenfabriek vraagt zich af welke processen zij moet beschrijven met het ook oog veilig werken. Zij wil dat vaststellen door een team van betrokkenen een risico-analyse uit te laten voeren. Eén van de processen is het gieten van het pomphuis. Het team komt tot de conclusie dat het zeer onwaarschijnlijk is dat iemand bij dit proces blootgesteld wordt aan een gevaarlijke situatie. Ondanks dat het een continu proces is, is er eigenlijk nooit sprake van letsel met verzuim. Is het vanuit veiligheidsrisico-oogpunt toch belangrijk dat de organisatie dit proces beschrijft? Licht uw antwoord toe met een berekening en laat in uw uitwerking duidelijk zien hoe u de berekening heeft uitgevoerd.

Het identificeren van processen aan de hand van een kwaliteitsnorm heeft zowel voordelen als nadelen. Noem zowel één voordeel als één nadeel.

Een organisatie heeft een RASCI-schema opgezet voor het proces “offerte uitbrengen” (zie tabel hierna).

 



Wie is de eindverantwoordelijk voor de stap: “toetsen kwaliteit”?

Een bakkerij heeft als hoofdproces het bakken en verkopen van brood. Dit hoofdproces bestaat uit de werkprocessen: grondstoffen inkopen, goederen ontvangen, voorraad beheren, brood bereiden, brood verpakken, brood distribueren. Maak met behulp van een schematische weergave een decompositie van dit hoofdproces, waarbij u minimaal vijf nieuwe (niet genoemde) werkprocessen identificeert.

Een organisatie ondervindt knelpunten in haar processen, doordat niet duidelijk is op welke manier de processen zijn opgesplitst over de verschillende afdelingen. Door de processen te beschrijven wil zij hier duidelijkheid in krijgen. Welk format kan zij het beste aanhouden voor het beschrijven van haar processen? Licht uw antwoord kort toe.

In onderstaande figuur is de mate van detaillering van procesbeschrijvingen weergegeven als functie van de volwassenheid van de organisatie. Het abstractieniveau van de procesbeschrijvingen neemt toe bij een toenemende volwassenheid.
Neem de figuur over op uw eigen blad en geef in dezelfde figuur weer hoeveel onderhoud de procesbeschrijvingen vergen in elke fase. Motiveer uw antwoord.

Als u een proces gaat beschrijven, zijn er verschillende kenmerken van het proces die u kunt vastleggen. Benoem minimaal 5 van deze kenmerken.

Gemeente De Nieuwe Stad heeft onderzocht hoe het proces verloopt van de behandeling van een raadsvoorstel. Het proces begint bij de afdeling die het raadsvoorstel opstelt. Het voorstel wordt door de afdelingsmanager goedgekeurd, voordat het wordt doorgestuurd naar de afdeling Financiën en de afdeling HRM. Deze afdelingen beoordelen het voorstel op de financiële en personele consequenties en schrijven hiervoor een zogenaamd controllerscommentaar. Beide commentaren worden toegevoegd aan het raadsvoorstel. Het voorstel wordt daarna door B&W (burgemeester en wethouders) besproken en na goedkeuring ingediend ter bespreking in de gemeenteraad. Als B&W opmerkingen hebben op het raadsvoorstel, dan gaat het voorstel terug naar de afdeling die het raadsvoorstel heeft opgesteld, met het verzoek het voorstel aan te passen. Hierna worden dezelfde stappen opnieuw doorlopen. Teken het proces in de vorm van een Swimlane.

Hoe kan een workflowmanagementsysteem gebruikt worden om de procesbeschrijvingen geautomatiseerd te borgen? Motiveer uw antwoord door duidelijk aan te geven hoe dit in zijn werk gaat.

Een patiënt wordt door zijn huisarts verwezen naar het ziekenhuis. Na de intake op de polikliniek volgen een aantal onderzoeken, waarna de behandelend arts de diagnose stelt. Op basis van de diagnose wordt een behandelplan bepaald, waaruit de behandeling van de patiënt volgt. Na de behandeling wordt geëvalueerd of de behandeling succesvol is geweest. Als dat zo is, wordt de patiënt ontslagen uit het ziekenhuis. Wanneer dit niet het geval is, wordt het behandelplan aangepast.
Teken een eenvoudig flowchart van dit proces met gebruik van de standaardsymbolen van de ISO 5807:1985.

Hoe kan een organisatie een risicoanalyse gebruiken om te bepalen welke processen in een bedrijf het best beschreven kunnen worden? Motiveer uw antwoord.

Een van de processen bij een adviesbureau is het uitbrengen van een advies. Om helder te maken welke personen zijn betrokken bij de verschillende activiteiten in dat een proces, wordt een RASCI-schema opgesteld. De businessunitmanager is eindverantwoordelijk voor het gehele adviestraject. De adviseur stelt het concept rapport op, waarbij hij ondersteuning kan vragen van een senior-adviseur. De businessunitmanager keurt het rapport goed en informeert het secretariaat daarover, zodat het rapport naar de klant wordt gestuurd. Het secretariaat verstuurt het rapport en informeert de adviseur en de businessunitmanager als het rapport is verzonden.
Stel een zo volledig mogelijk RASCI-schema op voor dit proces, waarbij u in het schema per stap weergeeft welke rollen de verschillende medewerkers hebben. Laat de rollen open als u hier geen informatie over heeft.