Hoofdstuk 2

Gemeente De Nieuwe Stad heeft onderzocht hoe het proces verloopt van de behandeling van een raadsvoorstel. Het proces begint bij de afdeling die het raadsvoorstel opstelt. Het voorstel wordt door de afdelingsmanager goedgekeurd, voordat het wordt doorgestuurd naar de afdeling Financiën en de afdeling HRM. Deze afdelingen beoordelen het voorstel op de financiële en personele consequenties en schrijven hiervoor een zogenaamd controllerscommentaar. Beide commentaren worden toegevoegd aan het raadsvoorstel. Het voorstel wordt daarna door B&W (burgemeester en wethouders) besproken en na goedkeuring ingediend ter bespreking in de gemeenteraad. Als B&W opmerkingen hebben op het raadsvoorstel, dan gaat het voorstel terug naar de afdeling die het raadsvoorstel heeft opgesteld, met het verzoek het voorstel aan te passen. Hierna worden dezelfde stappen opnieuw doorlopen. Teken het proces in de vorm van een Swimlane.

Een pompenfabriek vraagt zich af welke processen zij moet beschrijven met het ook oog veilig werken. Zij wil dat vaststellen door een team van betrokkenen een risico-analyse uit te laten voeren. Eén van de processen is het gieten van het pomphuis. Het team komt tot de conclusie dat het zeer onwaarschijnlijk is dat iemand bij dit proces blootgesteld wordt aan een gevaarlijke situatie. Ondanks dat het een continu proces is, is er eigenlijk nooit sprake van letsel met verzuim. Is het vanuit veiligheidsrisico-oogpunt toch belangrijk dat de organisatie dit proces beschrijft? Licht uw antwoord toe met een berekening en laat in uw uitwerking duidelijk zien hoe u de berekening heeft uitgevoerd.

Een van de processen bij een adviesbureau is het uitbrengen van een advies. Om helder te maken welke personen zijn betrokken bij de verschillende activiteiten in dat een proces, wordt een RASCI-schema opgesteld. De businessunitmanager is eindverantwoordelijk voor het gehele adviestraject. De adviseur stelt het concept rapport op, waarbij hij ondersteuning kan vragen van een senior-adviseur. De businessunitmanager keurt het rapport goed en informeert het secretariaat daarover, zodat het rapport naar de klant wordt gestuurd. Het secretariaat verstuurt het rapport en informeert de adviseur en de businessunitmanager als het rapport is verzonden.
Stel een zo volledig mogelijk RASCI-schema op voor dit proces, waarbij u in het schema per stap weergeeft welke rollen de verschillende medewerkers hebben. Laat de rollen open als u hier geen informatie over heeft.

Als u een proces gaat beschrijven, zijn er verschillende kenmerken van het proces die u kunt vastleggen. Benoem minimaal 5 van deze kenmerken.

Hoe kan een organisatie een risicoanalyse gebruiken om te bepalen welke processen in een bedrijf het best beschreven kunnen worden? Motiveer uw antwoord.