Hoofdstuk 2

Een organisatie ondervindt knelpunten in haar processen, doordat niet duidelijk is op welke manier de processen zijn opgesplitst over de verschillende afdelingen. Door de processen te beschrijven wil zij hier duidelijkheid in krijgen. Welk format kan zij het beste aanhouden voor het beschrijven van haar processen? Licht uw antwoord kort toe.

Een van de processen bij een adviesbureau is het uitbrengen van een advies. Om helder te maken welke personen zijn betrokken bij de verschillende activiteiten in dat een proces, wordt een RASCI-schema opgesteld. De businessunitmanager is eindverantwoordelijk voor het gehele adviestraject. De adviseur stelt het concept rapport op, waarbij hij ondersteuning kan vragen van een senior-adviseur. De businessunitmanager keurt het rapport goed en informeert het secretariaat daarover, zodat het rapport naar de klant wordt gestuurd. Het secretariaat verstuurt het rapport en informeert de adviseur en de businessunitmanager als het rapport is verzonden.
Stel een zo volledig mogelijk RASCI-schema op voor dit proces, waarbij u in het schema per stap weergeeft welke rollen de verschillende medewerkers hebben. Laat de rollen open als u hier geen informatie over heeft.

Als u een proces gaat beschrijven, zijn er verschillende kenmerken van het proces die u kunt vastleggen. Benoem minimaal 5 van deze kenmerken.

Hoe kan een workflowmanagementsysteem gebruikt worden om de procesbeschrijvingen geautomatiseerd te borgen? Motiveer uw antwoord door duidelijk aan te geven hoe dit in zijn werk gaat.

In onderstaande figuur is de mate van detaillering van procesbeschrijvingen weergegeven als functie van de volwassenheid van de organisatie. Het abstractieniveau van de procesbeschrijvingen neemt toe bij een toenemende volwassenheid.
Neem de figuur over op uw eigen blad en geef in dezelfde figuur weer hoeveel onderhoud de procesbeschrijvingen vergen in elke fase. Motiveer uw antwoord.